Meeting & Conferentie

Een conferentie laten organiseren door Brabant Event Bureau?

Toewijding en deskundigheid zijn onmisbaar voor de organisatie van een effectieve meetings of conferenties. Jaarlijks organiseert Brabant Event Bureau nationale en internationale conferenties en congressen in opdracht. Deze variëren in grootte van 50 tot 1000 deelnemers. Zij vinden op diverse locaties in Brabant of de rest van Nederland plaats.

Brabant Event Bureau is een full service PCO (professional congres organiser) en beschikt over de kennis en ruime ervaring om jouw event vlekkeloos te laten verlopen. We besteden veel aandacht aan alle fasen van het project; van het vaststellen van een strategische planning en het budget tot deelnemersregistratie, event communicatie en branding, locatie, logistiek, transfers, techniek, catering en on-site management en evaluatie.

Evenementenbureau Eindhoven

Programma en sprekers

Brabant Event Bureau adviseert over de ontwikkeling en indeling van het programma en sprekers. Bij het sprekersmanagement behoren niet alleen de selectie van sprekers en een dagvoorzitter maar ook het onderhouden van nauw contact met sprekers, het bewaken van deadlines en het verzamelen van foto’s en informatie voor bijvoorbeeld een event-app.
Evenementenbureau Brabant Event Bureau

Deelnemersregistratie

Ons evenementenbureau is bekend met het opzetten van on-line registratiemodules al dan niet gekoppeld met een event-app of event-website. Naast deelnemers worden sprekers, exposanten, sponsoren en het organising committee ook geregistreerd en worden zij op basis van persoonlijke programma’s geïnformeerd.

Brabant Event Bureau adviseert en coördineert de communicatie via de gekozen registratietool en zorgt voor (bevestiging en herinnering) e-mails, toegang tot het congres of conferentie via bijvoorbeeld een QR-code, ticketscanning, live-printing, naambadges, registratie voor side events of dinner, deelnemerslijsten en enquetes.

Online evenement Brabant Event Bureau

On-site event management

De projectmanagers van Brabant Event Bureau zijn verantwoordelijk voor de coördinatie van het congres of conferentie. Denk aan de supervisie tijdens de opbouw en afbouw van het congres met bijbehorende expositie. Maar ook het aansturen en briefen van locatiemanagers, technische ondersteuning, catering, hostessen en het registreren van deelnemers, exposanten, sprekers en het organising committee.
Evenementenbureau Tilburg

Evaluatie

Tot de organisatie werkzaamheden van ons evenementenbureu behoort standaard een uitgebreide evaluatie met alle betrokkenen na afloop van het congres, conferentie of seminar. Feedback van deelnemers wordt via een enquete in de online registratietool verzameld en besproken tijdens deze evaluatiemeetings.

Services

Brabant Event Bureau heeft al bij diverse conferenties onderdeel uitgemaakt van het projectteam. De services die wij naast de reguliere onderdelen verzorgen op conferenties zijn:

Site visits

Opstellen en bewaken van begroting

Sprekersbegeleiding

VIP handling & protocol

Transfers

Side events

Branding & drukwerken

Event communicatie

Leveranciers & contracting